МS Excel пдрограмын Лекц №1

Лекц №1

Сэдэв: “MS Excel 2007 програмд хүснэгтэн мэдээлэл боловсруулах”

Зорилго: Энэ хичээлээр MS Excel 2007 програм дээр төрөл бүрийн өгөгдлөөр хүснэгт байгуулж, өөрийн хүссэн загвараар өөрчлөн, боловсруулалт хийж сурах явдал юм.

Лекцийн агуулга:

1.1.    MS Excel 2007 програмыг ачаалах, ажлын цонхны бүтэц

1.2.   Ажлын хавтас болон ажлын хуудас зохион байгуулах

1.3.   Хүснэгтийн мөр, багана, нүдэнд тохиргоо хийх

1.4.   Нүдэн дэх мэдээллийг хэлбэржүүлэх

1.5.   Өгөгдлийн төрлүүд

1.6.   Хүснэгтэнд томъёо ашиглах тухай

Оршил

MS Office Excel 2007 програм нь MS Office бүлгийн хүснэгтэн мэдээллийг боловсруулахад зориулагдсан програм юм. Ихэвчлэн санхүү бүртгэл, тайлан баланс, тооцоо болон мэдээллийн сан бүрдүүлж боловсруулахад ашигладаг. /Мэдээллийн сан гэдэг нь хэмжээний хоорондоо уялдаа холбоо бүхий их хэмжээний хүснэгтэн мэдээллийг/Энэхүү програмыг ашиглаж сурснаар тоон болон хүснэгтэн мэдээллийг боловсруулж, тэдгээрт математик болон статистикийн тооцоолол хийж, төрөл бүрийн график байгуулж сурна.

1.1.            MS Excel 2007 програмыг ачаалах, ажлын цонхны бүтэц

MS Office Excel 2007 програмын ажлын файлыг Book гэж нэрлэх ба xlsx гэсэн өргөтгөлтэй хадгалагдана.

1.1.1.      MS Excel 2007 програмыг ачаалах

Програмыг нээхдээ:

1.      Desktop дээрээс дараах icon дээр 2 товшилт хийнэ.

2.      Start цэсний Run мөрөнд excеl гэж бичээд ok дарна.

3.      Start-> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Excel 2010

1.1.2        MS Excel 2007 програмын цонхны бүтэц

MS-Excel  програмыг нээж ажиллуулахад дэлгэцэнд өгөгдөл оруулахад бэлэн sheet1, sheet2, sheet3, гэсэн ажлын хуудастай (work sheet) дараах цонх нээгдэнэ.

 

Гарчгийн мөр (Тitle bar )

Гарчгийн мөрөнд програмын нэр MS Excel болон ажиллаж буй файлын нэр (book1), цонхны хэмжээ өөрчлөх, удирдлагын товчлуурууд байрладаг.

Цэсний мөр (Мenu bar)

Цэсний мөр нь Excel програмын командуудыг агуулсан байдаг.

Хэрэгслийн мөр (Тoolbar)

Хэрэгсэлийн мөр нь өргөн хэрэглэгддэг командууд руу хурдан хандах боломжийг хангадаг. MS-Excel программыг ажиллуулахад стандарт болон хэвжүүлэх хэрэгсэлийн мөр дэлгэцэнд гаргасан байдаг.

Томьёоны мөр (Formula bar)

Томьёонй мөрний эхний хэсэгт идэвхитэй нүдний хаяг буюу сонгосон мужийн хэмжээ бүхий тухайн томьёоны хэрэглэх хүрээг заасан талбар байрлана.

Fx бүхий товчлуур дээр дарсанаар томьёоны мөр идэвхжиж,  insert Function харицах цонх нээгдэнэ. Засварлах горимын үед томьёоны мөрний чагт товчлуур нь нүдний өгөгдөлд хийсэн сүүлчийн өөрчлөлтийг хүчингүй болгон буцаах үүрэгтэй бөгөөд үүнийг гараас  Esc товчлуур дээр дарах замаар гүйцэтгэж болно. Харин тэмдэг бүхий товчлуур нь  гарын Enter товчлуурын адил нүдний өгөдөлд хийсэн өөрчлөлт буюу өгөгдөл оруулалтыг бататгана. Дэлэгцэн дээр томьёоны мөр байхгүй бол View-formula bar команд сонгох буюу эсвэл

1.      Tools / options –команд сонгоно

2.       Нээгдэх Options харилцах цонхны view хавтасыг сонгоно.

3.      Show  бүлгийн formula bar- товчлуурыг ивэхжүүлнэ.

4.      Ok – товчлуур дээр дарна.

Төлөвийн мөр (Status bar)

Дэлгэцийн доод талд орших, сонгогдсон команд хийгдэх үйлдлийн талаарх мэдээллийг гаргах мөрийг төлөвийн мөр гэнэ. Төлөвийн мөрийг view цэсийн status bar командаар дэлгэцэнд гаргана. Төлөвийн мөхийн зүүн талд нь идэвхтэй байгаа командын талаарх мэдээлэл гардаг. Баруун талд нь caps lock,  num lock товчлуурууд дараастай байгаа эсэхийг үзүүлдэг.

Гүйлгэгч товчлуур (Scroll bar)

Уг мөрөнд зүүн, баруун тийш гүйлгэх болон гүйлгэгч товчлуурууд бүхий талбар байрлана. Баримтын өргөний хэмжээ дэлгэцийн хэмжээнээс их үед дээрх хоёр товчлуурын тусламжтайгаар мэдээллийг зүүн ба баруун тийш нь шилжүүлэх замаар харна. Гүйлгэгч товчлуурын өмнө хэвтээ мөрийн дурын газар нэг даралт хийвэл цонхыг нэг цонхны хэмжээгээр зүүн тийш, доорх мэдээллийг баруун тийш нь шилжүүлнэ. Гүйлгэгч товчлуурын ард хэвтээ мөрийн дурын газар нэг даралт хийвэл цонхыг нэг цонхны хэмжээгээр баруун тийш, доорх мэдээллийг зүүн тийш нь шилжүүлнэ. Зүүн ба баруун тийш гүйлгэх товчлууруудын өмнө болон хойно нь хуваагч товчлуурууд байрлана. Эдгээр хуваагч товчлууруудаар зүүн, баруун тийш гүйлгэх болон гүйлгэгч товчлуурууд бүхий талбарын хэмжээг өөрчлөх буюу ажлын талбарыг хуваана.

Хэвээ ба босоо мөрүүдийг тохируулах:

Хэвтээ ба босоо мөрүүдийг тохируулахдаа:

1.      Tools options –командыг сонгоно.

2.      Нээгдэх options харилцах цонхны view хавтасыг сонгоно.

3.     

Windows options  бүлгийн sheet tabs товчлуураар ажлын талбар сонголтын талбарыг, horizontal scroll bar товчлуураар зүүн тийш гүйлгэх болон гүйлгэгч товчлуурууд бүхий талбарыг тус тус сонгоно.

1.2.Ажлын хавтас болон ажлын хуудас зохион байгуулах

1.2.1.      Ажлын хавтас

Microsoft Excel програмын  ажлын талбарууд, диаграмм, зураг, макрос зэргүүд нь нэгдэн ажлын хавтасыг үүсгэнэ. Хэрэглэгч хэд хэдэн ажлын хавтастай зэрэг ажиллах боломжоор хангагдана. 

Ажлын хавтасыг нуух: ажлын хавтасыг window- hide  командаар нууна.

Нуусан хавтасыг ил гаргахдаа:

1.      Window- unhide командыг сонгоно.

2.      Нээгдэх unhide  харилцах цонхны unhide workbook талбарын жагсаалтаас шаардлагатай ажлын хавтасыг сонгоно.

3.      Ok Товчлуур дээр дарна.

1.2.2.      Ажлын хуудас (worksheet )

Ажлын хавтас (workbook) нь хуудаснуудаас (worksheet) бүрдэнэ. Програмын цонхыг нээхэд ажлын талбарт sheetl, sheet2, sheet3 гэсэн гурван ажлын хуудас байрлана. Нэг хуудас нь 256 багана, 16384 мөр агуулдаг. Ажлын хуудасны баганыг A-Z, AA-AZ, BA-BZ,  гэх мэтээр мөрийг тоогоор 1-16384 хүртэл дугаарлан нэрлэдэг.

1.3.Хүснэгтийн мөр, багана, нүдэнд тохиргоо хийх

1.3.1.      Хүснэгтийн нүд (cell)

Ажлын хуудсыг бүрдүүлэгч хамгийн бага нэгж нь нүд (cell) юм. Өөрөөр хэлбэл мөр баганын огтолцлыг нүд гэнэ. Нүдийг түүний оршиж байгаа багана, мөрийн дугаараар хаягладаг. Иимээс нүдний хаяг (reference) нь баганын хаяг, мөрийн хаягаас тогтоно. Жишээ нь: 5-р мөр, B-р баганын огтолцолд байрлж буй нүдний хаяг B5 болно.

Í¿äíèé õàÿãèéã äàðààõ áàéäëààð àíãèëäàã. ¯¿íä:

1.      Хàðüöàíãóé õàÿã (Relative reference), æèøýýëáýë: À1, Ñ5, Å9.

2.      Үíýìëýõ¿é õàÿã (Absolute reference), æèøýýëáýë: $À$1, $Ñ$5, $Å$9.

3.       Нèéëìýë õàÿã (Mixed reference), æèøýýëáýë: À$1, $Ñ5, $Å9.

Хулганы заагч байрлах нүдийг идэвхтэй нүд (active cell) гэх ба гàðààñ ìýäýýëëèéã çºâõºí èäýâõòýé í¿äýíä îðóóëàõ áîëîìæòîé.

1.3.2.       

1.3.3.      Муж (range)

Хоёр ба түүнээс олон нүдийг тэмдэглэснийг муж гэнэ. Өөөрөөр хэлбэл тýãø ºíöºãò õýëáýðòýé äàðààëñàí á¿ëýã í¿äí¿¿äèéã ìóæ (range) õýìýýí íýðлэíý. Áîëîìæèò õàìãèéí òîì ìóæ áîë àæëûí õóóäàñ ººðºº áàéíà.

Ìóæèéã áàñ ë õàÿãààð òîäîðõîéëíî. Ìóæèéí õàÿã íü ò¿¿íèé ýñðýã áóëàíãóóäûí í¿äí¿¿äèéí õàÿãààð èëýðõèéëýãääýã. Ãýõäýý èõýâ÷ëýí ç¿¿í äýýä áóëàíãèéí í¿äíèé õàÿãèéã áè÷ýýä òîäîðõîéëîõ öýã (:) òàâüæ, áàðóóí äîîä áóëàíãèéí í¿äíèé õàÿãèéã áè÷äýã. Òóõàéëáàë, äîîðõ çóðàãò, A áàãàíûí òîî àãóóëñàí òàâàí í¿äèéã õàìàðñàí ìóæèéí õàÿã A2:A6 áîëîõ áîë õàæóó òàëä íü, òîî àãóóëñàí 18 í¿äèéã õàìàðñàí ìóæèéí õàÿã C2:E7 áàéíà.

1.3.4.      Хүснэгтийн элементүүдийг идэвхижүүлэх

Microsoft Excel програм дээр ажиллаж байх үед ажлын хүснэгтийн хэсэг нүднүүдийг идэвхжүүлэх шаардлагатай болдог. Үүний тулд:

v  Ажлын хүснэгтийг бүхэлд нь ялгахдаа:

Ажлын хүснэгтийн зүүн дээд буланд байрлах ямар нэгэн тэмдэггүй өөрөөр хэлбэл нүдний хаягийг тогтоох босоо болон хэвтээ дугааруудын эхлэл болох саарал өнгийн товчин дээр дарна.

v  Баганыг идэвхжүүлэхдээ:             Тухайн баганы дээд талд байрлах латин цагаан толгойн дугаартай товчин дээр дээрхийн адил даралт хийнэ.

v Мөрийг бүхэлд нь идэвхжүүлэхдээ:

Мөрийн урд байрлах дугаартай товчин дээр даралт хийнэ

v Хэсэг бүлэг нүдийг идэвхжүүлэхийн тулд:

Ялгах гэж буй нүднүүдийг эхний нүдийг юуны түрүүнд идэвхжүүлэнэ.

Дараагаар нь доорх аргуудын алийг нь ч ашигласан болно.

§  Гараас shift товчийг дараастай хэвээр () товчны хослолуудыг ашиглан идэвхжүүлэх гэж буй нүднүүдийг сүүлийн нүд хүртэл идэвхжүүлэнэ.

§  Гараас ctrl + shift хослол дарж идэвхжүүлэх гэж байгаа хэсгийг төгсгөлийн нүдэнд дээр хулганы зүүн товчийг нэг удаа дарна.

§  Дараагийн нэг арга бол: эхлэх нүднээс хулганы зүүн товчийг дараастай чирэлт хүссэн хэсгээ идэвхжүүлж болох юм.

1.3.5.      Àæëûí õóóäñàíä ìýäýýëýë îðóóëàõ, àðèëãàõ, çàñâàðëàõ

Àæëûí õóóäàñíû í¿äýíä òà ¿íäñýíäýý äàðààõ 3 òºðëèéí ìýäýýëëèéã îðóóëàõ áîëîìæòîé:

1.      Label áóþó Òåêñò ºãºãäºë

2.       Value áóþó Òîîí ºãºãäºë

3.      Formula áóþó Òîìú¸î

Òîîí ºãºãäºë íü á¿õýë, áóòàðõàé, ýåðýã, ñºðºã çýðýã á¿õ òºðëèéí òîîíóóä, õóâü, ¿ëäýãäýë, îí ñàð ºäºð, öàã õóãàöàà ãýõ ìýò ìýäýýëë¿¿ä áàéíà. Òîîöîîëîõ õ¿ñíýãòèéí õóâüä, èõýâ÷ëýí òîîöîî, ¿éëäýëä îðîëöäîã áàéõ òóë èäýâõòýé ýëåìåíò íü áàéõ áîëíî.

Òîìú¸î áîë ÿìàð íýã ¿éëäýë, òîîöîî õèéæ, õàðèó ãàðãàäàã èëýðõèéëýë þì. Èíãýõäýý òîîí ºãºãäë¿¿äèéã àøèãëàæ áîëíî.

Òîîöîîëîõ õ¿ñíýãòèéí õàìãèéí ãîë ýëåìåíò áàéõ áîëíî. Òîìú¸îã îðóóëàõäàà óðä íü çààâàë = òýìäýã òàâèíà. Òèéìýýñ, = òýìäãýýð ýõýëñýí ÿìàð ÷ èëýðõèéëëèéã Excel òîìú¸î ãýæ îéëãîõ áîëíî ãýäãèéã àíõààðóóëúÿ. Ýíãèéí õ¿ñíýãò íü òåêñò áà òîîí ºãºãä뺺ñ á¿ðäýõ áîë òîîöîîëîõ õ¿ñíýãò íü òåêñò, òîîí, òîìú¸îí ºãºãäë¿¿äýýñ á¿ðäýõ àæýý.

Ìýäýýëëèéã îðóóëàõûí òóëä ÿàõ ¸ñòîé âý? ¯¿íèé òóëä ºãºãä뺺 áè÷èæ äóóñààä, ENTER òîâ÷ äàðàõ õýðýãòýé. Òýãâýë òàíû áè÷ñýí ç¿éë òóõàéí í¿äýíä îðæ, õàðèí êóðñîð äàðààãèéí í¿äýíä øèëæñýí áàéíà. Õàðèí áè÷èæ áàéõäàà ESC òîâ÷ äàð÷èõâàë áè÷ñýí ç¿éë ÷èíü àëãà áîëíî ãýäãèéã àíõààðóóëúÿ. Õýðýâ í¿äýíä òîìú¸îã àëäààã¿é, çºâ áè÷èæ îðóóëâàë, ò¿¿íèé õàðèó áóþó óòãà íü òóõàéí í¿äýíä ãàðàõ áîëíî.

Нүдэн дэх мэдээллийг засварлах 2 арга байдаг. Үүнд:

1.      Çàñâàð õèéõ í¿äýí äýýð õóëãàíû çààã÷èéã àâ÷ðààä 2 óäàà òîâøèõ

2.      Çàñâàð õèéõ í¿äýý ñîíãîîä ãàðûí F2 òîâ÷èéã äàðàõ

1.4.            Нүдэн дэх мэдээллийг хэлбэржүүлэх

Èäýâõòýé í¿äíèé øèíæ ÷àíàðóóäûã ººð÷ëºõ ïðîöåññûã нүдэн дэх мэдээллийг хэлбэршүүлэх áóþó í¿äèéã õýâæ¿¿ëýõ (cell formatting) ãýæ íýðлэäýã. Нүдийг хэвжүүлэхдээ: Home цэсний Font, Alignmnet, Number бүлгийн баруун доод булан байрлах суман дээр дарж харилцах цонхыг нээнэ.

Í¿äýíä õèéæ áîëîõ á¿õ õýâæ¿¿ëãèéí êîìàíäóóä äýýðõ ñàìáàðóóäàä õóâààãäàí áàéðëàíà.

Ø  Ôîíòûí õýìæýýã Font Size õýðýãñëýýð

Ø  Ôîíòûí ºíãèéã Font Color õýðýãñëýýð

Ø  Òåêñòèéã тод болгохдоо Bold (B)

Ø  Налуу болгохдоо Italic (I),

Ø  Доогуур зараастай болгохдоо

Underline (U) ãýñýí хэрэгслээр тус тус өөрчилнө.

Õýðýâ í¿äýíä àãóóëàãäàõ ìýäýýëýë í¿äýíäýý áàãòàæ õàðàãäàõã¿é áàéâàë яах вэ?

Òóõàéëáàë B3 í¿äýíä îðøèõ “computer science” ãýñýí òåêñò ºãºãäëèéí óðò í¿äíèéõýý (áàãàíû) ºðãºíººñ õýòýðñýí áàéãàà íü äàðààõ çóðãààñ õàðàãäàæ áàéíà:

Ìýäýýæ B áàãàíû ºðãºíèéã èõýñãýæ áîëíî. Ýñâýë B3 í¿äíèé ôîíòûí õýìæýýã õàíãàëòòàé õýìæýýãýýð áàãàñãàæ áîëíî. Ãýõäýý ¿¿íèé îðîíä Alignment ñàìáàðûí Text control õýñãýýñ Wrap text (Òåêñòèéã нугалах) ñîíãîëòûã õèéãýýä OK äàðâàë èë¿¿ òîõèðîìæòîé: Ýíý ñîíãîëòûã õèéñíýýð, óðò ºãºãäëèéã õýä õýäýí ìºð áîëãîæ í¿äýíä áàãòààäàã íü çóðãààñ õàðàãäàæ áàéíà.

Ýñâýë Shrink to fit (ÿéöýäàãøààõ) ñîíãîëòûã õèéæ áîëíî. Èíãýâýë ºãºãäºë í¿äýíä ã¿éöýä áàãòàõ õýìæýýíä õ¿ðò ýë æèæãýð÷, àãøäàã.

Õýä õýäýí í¿äèéã íýãòãýæ íýã í¿ä  áîëãîõ øààðäëàãà ãàðâàë ÿàõ âý? Ýíý íü ººðººð õýëáýë ìóæèéã õýðõýí í¿ä áîëãîæ õóâèðãàõ âý ãýñýí àñóóäàë þì. Òóõàéëáàë A2:B6 ìóæèéí í¿äí¿¿äèéã íýãòãýå ãýâýë òýäíèéã (ìóæèéã) ñîíãîîä, Alignment ñàìáàðûí Text control õýñãèéí Merge cells (Í¿äí¿¿äèéã íýãòãýõ)  ñîíãîëòûã õèéíý. ¯¿íèéã äàðààõ çóðàãò õàðóóëëàà: Èéì õóâèðãàëòûí ¿ð ä¿íä ¿¿ññýí í¿äíèé õàÿã íü õóâèðãàëòûí ºìíº áàéñàí ìóæèéí ç¿¿í äýýä áóëàíãèéí í¿äíèé õàÿã áàéõ áîëíî. Íýãòãýñýí í¿äí¿¿äèéã áóöààæ ñàëãàõäàà äýýðõ çóðãóóäàä ¿ç¿¿ëñíèé ÿã ýñðýã ¿éëäë¿¿äèéã õèéíý.

Í¿äýí äîòîðх мэдээллийн байрлалыг өөрчлөх

Ýíý ñàìáàð íü Text alignment (Òåêñòèéí áàéðëàë), Orientation(×èãëýë), Text control (Òåêñòèéã õÿíàõ) ãýñýí õýñã¿¿äýýñ òîãòîíî.

Æèøýý íü A2 í¿äýíä “excel” ãýñýí òåêñò ºãºãäºë áàéã. Õýðýâ ò¿¿íèéã ÿã ë ìîíãîë áè÷èã øèã áîñîîãîîð õàðàãääàã áîëãî¸ ãýâýë Orientation õýñãýýñ Text ãýñýí ñîíãîëòûã õèéíý: Õàðèí òîäîðõîé ºíö㺺ð õàçàéëãàÿ ãýâýë ò¿¿íèé áàðóóí òàëä îðøèõ öîíõîíä, æèæèã óëààí äºðâºëæèíã õóëãàíààð äàðæ, ÷èðýõ þì óó äîîä òàëûí Degrees (Ãðàäóñ) ãýñýí õýñýãò õàçàéëãàõ ºíöãèéí óòãûã çààæ ºã÷ áîëíî: Òåêñòèéã í¿äýí äîòîð ò¿¿íèé àëü íýã òàëä øàõàæ, ýñâýë ãîëëóóëæ áàéðëóóëúÿ ãýâýë Text alignment õýñãèéí Horizontal (Õýâòýý) öîíõîíä áàéõ æàãñààëòààñ ñîíãîëòûã õèéíý:

Òóõàéëáàë Left (Indent)-èéã ñîíãîâîë òåêñò ç¿¿í òàëä, Center-èéã ñîíãîâîë ãîëëîæ, Right-èéã ñîíãîâîë áàðóóí òóëä øàõàãäàæ áàéðëàíà:

Èéíõ¿¿ í¿äíèé ôîíòûí òºðºë, õýìæýý, õýëáýðèéã өөрчлөх

Í¿äýíä ÿàæ õ¿ðýý õèéõ âý? ¯¿íèé òóëä Border ñàìáàðûí Êîìàíäóóäòàé Ýíý ñàìáàð íü Presets, Border (Õ¿ðýý), Line (Øóãàì) ãýñýí õýñã¿¿äýýñ òîãòîæ áàéíà. Òóõàéëáàë B2 í¿äíèé ãàäíà òàëààð òýãø ºíöºãò õ¿ðýý òàòàõûí òóëä Presets õýñãýýñ Outline (Ãàäóóð øóãàì) òîâ÷èéã äàðààä, õàðèí Line õýñãèéí Style (Çàãâàð) öîíõíîîñ õ¿ññýí øóãàìûí çàãâàðûã ñîíãîõ õýðýãòýé. Äîîðõ çóðàãò ýäãýýðèéã ¿ç¿¿ëëýý:

Èíãýýä OK òîâ÷ äàðàõàä í¿ä õ¿ðýýëýãäýíý:

Äýýðõ çóðàãò, B2 í¿äíèé òîä õàð õ¿ðýý áîë í¿ä ñîíãîãäñîíûã èëòãýõ õ¿ðýý áèø õàðèí õýâæ¿¿ëãýýð õèéãäñýí õ¿ðýý þì àà ãýäãèéã ¿ç¿¿ëýõèéí òóëä äîîõîí òàëä íü C4

í¿äèéã èäýâõæ¿¿ëñýí áàéíà. Áóöààä õ¿ðýýãýý àðèëãàÿ ãýâýë Presets õýñãèéí None (Àðèëãàõ) òîâ÷èéã äàðíà: Ò¿¿íýýñ ãàäíà, Border õýñýãò áàéãàà äàðààñòàé áóþó ñîíãîãäñîí òîâ÷íóóäààñ çàðèì íýãèéã äàõèí äàðæ, ñîíãîëòûã õ¿÷èíã¿é áîëãîõ çàìààð í¿äíèé õ¿ðýýíèé àëü íýã òàëûí øóãàìûã àðèëãàæ áîëíî: Ò¿¿í÷ëýí í¿äýíä äèàãîíàëü øóãàì òàòàæ áîëîõûã òà áàñ àíçààðñàí áàéõ: Border ñàìáàð íü Formatting õýðýãñëèéí ìºðºíä áàñ áàéðëàäàã.

Í¿äýíä äýâñãýð ºí㺠òàâèõ õýðýãòýé áîëáîë Patterns ñàìáàðûã ãàðãàíà:

Æèøýý íü B3 í¿äèéã øàð ºíãºòýé áîëãî¸ ãýâýë Color (ªíãº) ãýñýí õýñãýýñ ºí㺺 ñîíãîíî:

ªíãºíººñ ãàäíà õýý òàâèíà ãýâýë Pattern (Õýý) õýñãýýñ òààëàãäñàí õýýãýý ñîíãîíî: Õýðýâ í¿äíèé äýâñãýð ºíãèéã õýðýãñëèéí ìºðíººñ ººð÷èëüå ãýâýë Formatting õýðýãñëèéí ìºðºíä îðøèõ Fill Color (Áóäàõ ºíãº) õýðýãñýëòýé àæèëëàíà.

1.5.Өгөгдлийн төрлүүд

Өгөгдлийн төрлийг тодорхойлохдоо Number харилцах цонхон дах төрлүүдээс сонгоно. Ýíý ñàìáàð Category (Àíãèëàë), Sample (Æèøýý) ãýñýí õýñã¿¿äýýñ òîãòîíî. Category õýñýãò áîëîìæèò çàãâàðóóä áàéðëàæ, õàðèí Sample õýñýãò, ñîíãîãäñîí çàãâàðààð ºãºãäºë õýðõýí áè÷èãäýõ íü õàðàãäàíà. Òóõàéëáàë B2 í¿äýíä 2004 ãýñýí òîîí ºãºãäºë áàéã. Category õýñãèéã õàðâàë, õàìãèéí ýõëýýä General (Åðºíõèé) ãýñýí ñîíãîëò õèéãäñýí áàéíà. Òèéìýýñ, í¿äýíä àãóóëàãäàõ òîî ÿìàð íýã õýâ çàãâàðã¿é, åðäèéí áàéäëààð õàðàãäàæ áàéãàà þì:

Õàðèí Number ãýäãèéã ñîíãîîä, Decimal places (Íàðèéâ÷ëàë) õýñýãò 3 ãýæ ºãººä OK äàðâàë ìàíàé òîî ìÿíãàíû íàðèéâ÷ëàëòàé õàðàãäàíà: Ýñâýë Scientific (Øèíæëýõ óõààíû) ãýæ ñîíãîâîë àðàâòûí çýðýã õýëáýðýýð õàðàãäàíà:

 (Ïðîöåíò) ñîíãîâîë òîîí ºãºãäëèéã 100-ààð ¿ðæ¿¿ëýýä,

õóâü õýëáýðýýð õàðóóëíà: Áàñ Date (Îí, ñàð, ºäºð), Time (Öàã) ãýõ ìýò ñîíãîëòóóä áèé. Ýíý á¿ãäýýñ Number ñîíãîëòûã õèéãýýä îðõè¸. Äýýðõ õýâæ¿¿ëãèéã 2004 ãýñýí òîîí ºãºãäºëä áóñ õàðèí ò¿¿íèéã àãóóëàõ í¿äýíä õèéñýí ãýäãèéã îéëãîæ áóé áèç ýý. ªºðººð õýëáýë í¿äýíä ººð òîîí óòãà îðóóëñàí ÷ áèäíèé ñîíãîñîí õýâ çàãâàðààð

õàðàãäàíà.

1.6.Хүснэгтэнд томъёо ашиглах тухай

Fx бүхий товчлуур дээр дарсанаар томьёоны мөр идэвхжиж,  insert Function харицах цонх нээгдэнэ. Засварлах горимын үед томьёоны мөрний чагт товчлуур нь нүдний өгөгдөлд хийсэн сүүлчийн өөрчлөлтийг хүчингүй болгон буцаах үүрэгтэй бөгөөд үүнийг гараас  Esc товчлуур дээр дарах замаар гүйцэтгэж болно. Харин тэмдэг бүхий товчлуур нь  гарын Enter товчлуурын адил нүдний өгөдөлд хийсэн өөрчлөлт буюу өгөгдөл оруулалтыг бататгана. Дэлэгцэн дээр томьёоны мөр байхгүй бол View-formula bar команд сонгох буюу эсвэл

1.      Tools / options –команд сонгоно

2.       Нээгдэх Options харилцах цонхны view хавтасыг сонгоно.

3.      Show  бүлгийн formula bar- товчлуурыг ивэхжүүлнэ.

оk – товчлуур дээр дарна.

1.7.   Томъёо оруулах, засварлах, томъёоны бичиглэл

Томъёо оруулах аргачлал

MS Excel 2007 програмд томъёо ашиглан хүс нэгтэнд байгаа тоон өгөгдлүүд дээр төрөл бүрийн тооцооллуудыг автоматаар хийж болно. Математикийн 4 үйлдэл, хувь процентийг олох зэрэг үйлдлийг хийх боломжтойгоос гадна олон төрлийн функц ашиглаж тооцоолол хийдэг. Томъёонд ффункц болон үйлдлийн оператор, хувьсагч, тогтмол утга нүдний утгууд байх боломжтой.

Томъёо оруулахын тулд:

1.      Тухайн бодолтын үр дүн буюу  хариу нь бичигдэх нүдэнд курсорыг  байрлуулна.

2.      Гараас = тэмдэг оруулна. Мөн + болон @ тэмдгээр  томъёо  эхэлж  бичигдэж болдог.

3.      Тухайн томъёонд шаардлагатай нүдний хаягууд, үйлдлийн операторууд болон бусад  өгөгдлүүдийг оруулна.

4.      Enter дарна. Энэ үед тухайн томъёоны бичиглэл арилаад  оронд нь бодолтын үр дүн буюу хариу нь  бичигдсэн байна.

Томъёоны бичиглэл

Томъёоны бичиглэл нь дараах ерөнхий хэлбэртэй байж болно.

=(48.6+AB1)*SUM(A1:K1)

48.6                   Тогтмол утга                         

+                       Нэмэх оператор

AB1                  Нүдний хаяг

*                        Үржих оператор

SUM                 Нийлбэр олох функц

(A1:K1)            Мужийн оператор

Томъёоны хувьсагч буюу нүдний хаягийг хэрэглэгч гарнаас шууд бичиж өгч болохоос гадна  хулганы заагуурыг томъёонд хувьсагчаар орох нүдэнд шилжүүлж нэг даралт хийгээд, хувьсагчийн дараах операторыг оруулах замаар гүйцэтгэж болно. Мужийн хаягийг хулганы тусламжтайгаар оруулахдаа зүүн дээд нүднээс эсрэг захын нүд хүртэл чирэх даралт хийнэ. Нүдний хаяг ашиглан бодолт хийхэд томъёонд орсон анхны өгөгдлийг өөрчлөхөд томъёоны үр дүн дагаад өөрчлөндөнө. Хэрэглэгчийн оруулсан томъёо нь тухайн идэвхтэй нүд болон томъёоны мөр  дээр зэрэг харагддаг.

1.8 Томъёоны хувьсагч болон операторууд

MS Excel програм нь математик,харьцуулах, текстийн, хаягийн гэсэн 4 төрлийн операторуудтай.

Томъёонд хэрэглэгдэх математик операторууд

Үйлдэл	Оператор	Жишээ
Нэмэх	+	=C3+C4
Хасах	-	=C3-C4
Зэрэгт дэвшүүлэх	^	=C3^3
Үржүүлэх	*	=C3*C4
Хуваах	/	=C3/2
Хувь	%	=C2*3%

Томъёонд ашиглагдах харьцуулах операторууд

Үйлдэл	Оператор
Тэнцүү	=
Их	>
Их буюу тэнцүү	>=
Тэнцүү биш	<>
Бага	<
Бага буюу тэнцүү	<=

Томъёонд ашиглагдах текстийн операторууд

Үйлдэл	Оператор	Жишээ
Текстийг нэгтгэх	&	“Мөнх” & “Амар” буюу нэгтгэгдээд Мөнх-Амар

Томъёонд ашиглагдах хаягийн операторууд

Үйлдэл	Оператор	Жишээ
Мужийн оператор. Хоёр нүдний хаягаар тодорхойлогдох ба тэгш өнцөгт мужийн зүүн дээд ба баруун доод координатын  мужийг өгнө.	: (тодорхойлох цэг)	B2:B8, C2:C8 C1:E5
Хаягуудын нэгдэл буюу зэрэгцээ биш орших мужийг нэгтгэх	, (таслал)	SUM(C1:E3,A2:B4)
Огтлолцол дахь утгыг олно.	(нэг сул зай авах)	SUM(A3:E3 B1:B4) буюу энэ 2 мужид давхацсан B3 нүдний утгыг олно.

Томъёоны хувьсагч

Томъёоны хувьсагч нь нүд ба мужийн хаяг байна. Мужийн хаяг нь зэрэгцээ орших хэд хэдэн нүднүүдийг нэг утгатайгаар илэрхийлнэ. Хаяглагдсан нүд ба мужийн өгөгдлүүд тухайн томъёонд оруулагдан бодогдоно.

Харьцангуй хаяг

C1:C9 нүдний хаяг оролцсон томъёог хуулах тохиолдолд уг томъёонд байгаа нүдний хаягууд нэг нэгээр нэмэгдэнэ. Өөрөөр хэлбэл хуулах зайн уртаар  нэмэгдэнэ.

Үнэмлэхүй хаяг

$A$1:$A$10 томъёонд орох нүдний хаягууд хуулах тохиолдолд уг томъёонд байгаа нүдний хаягууд өөрчлөгдөхгүй. Нүдний хаягууд хэвээрээ байна.

Нийлмэл хаяг

$B2, B$2 Мөрийн дагуу томъёог хуулахад түүний баганы хаяг  өөрчлөгдөхгүй.  Баганын дагуу томъёог хуулахад түүний мөрийн  хаяг өөрчлөгдөхгүй.            

Томъёотой ажиллах

Томъёог засварлах, хуулах, зөөх, ус тгах зэрэг үйлдлүүд нь нүдний өгөөгдлийг засварлах, хуулах, зөөх, устгах үйлдлүүдтэй адил хийгдэнэ.

Томъёог оруулсны дараа засвар хийхдээ томъёо бүхий нүдийг идэвхжүүлээд, дараах аргуудаар засварлах горимд шилжүүлнэ.

·         F2 товчлуур дээр дарна

·         Томъёотой нүдэнд хулганы заагчийг байрлуулан  хос даралт хийнэ.

·         Томъёоны мөрөн дээр хулганы заагчийг байрлуулан  нэг даралт хийнэ.

Томъёог хуулах

Хүснэгтэн мэдээлэлтэй ажиллахявцад хэд хэдэн өгөгдлүүдэд адилхан нэг хэлбэрийн томъёог хэрэглэх явдал олон гардаг. Энэ тохиолдолд томъёог хуулах аргыг хэрэглэх нь тохиромжтой.

Томъёог чирэх даралтаар хуулах

1.      Томъёо бүхий нүдийг идэвхжүүлнэ

2.      Идэвхтэй нүдний баруун доод өнцөгт хулганы заагчийг шилжүүлэхэд + хэлбэртэй болно. Ийм хэлбэртэй болох үед томъёон хуулах сүүлчийн нүд хүртэл баганын, эсвэл мөрийн дагуу чирэх даралтыг хийнэ.

Томъёог Edit цэсний Fill командаар хуулах

1.      Томъёог болон томъёо хуулах зэрэгцээ нүднүүдийг идэвхжүүлнэ.

2.      Home багц хэрэглүүрийн Editing хэсгийн Fill командыг сонгоход нээгдэх дэд цэсээс хуулах томъёоны хаана нь тэмдэглэгдсэн муж байгаагаас хамааруулан сонголтыг хийнэ.

Томъёог командын тусламжтайгаар хуулах

1.      Томъёо бүхий нүдийг идэвхжүүлнэ.

2.      Home /Clipboard/ Copy командыг (Ctrl+C) сонгоно

3.      Томъёог байрлуулах нүд буюу мужийг тэмдэглэнэ

4.       гаргаHome /Clipboard/ Paste командыг (Ctrl+V) сонгоно

Томъёо ашиглан тооцоолол хийхдээ анхаарах зүйлс:

1.      Үр дүнг харах нүдэнд курсорыг байрлуулж = тэмдэг тавьсан байх

2.      Ижил томъёотой дараалсан үр дүнг гаргах бол нүднүүдээ идэвхжүүлэн томъёогоо бичиж дуусаад Ctrl+Shift+Enter товчийг дардаг. Томъёоны зурвасд уг томъёо нь томатаар {} хашилтад бичигдсэн байна.

3.      Томъёонд текстийг “” хашилтанд бичдэг

4.      Томъёо бичиж бодолт хийхэд зарим нэг бэлэн функцийг  хэ аврэглэж болно.